Como cadastrar um novo empregado

Por que cadastrar corretamente cada empregado no eSocial

O cadastro de empregados é uma das etapas fundamentais para utilizar o sistema. Ao registrar seus colaboradores na plataforma, você garante que todas as informações de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) estejam organizadas, permitindo a geração automática de documentos como ASO, PPP, PGR e o envio correto dos eventos ao eSocial.

Este guia apresenta o passo a passo completo para cadastrar um novo empregado, abrangendo desde os dados pessoais até a vinculação a grupos de trabalho e ambientes.

Pré-requisitos antes de iniciar o cadastro

• Estar logado no sistema com perfil de empresa ou consultoria.
• Ter uma empresa selecionada no contexto do sistema (a empresa onde o empregado será cadastrado).
• Possuir os documentos do colaborador em mãos: CPF (obrigatório para brasileiros), RG, NIS e CTPS.
• Conhecer a função, a data de admissão e a descrição das atividades que o empregado exercerá.
• Caso a empresa utilize grupos de trabalho (segmentações) e ambientes, é recomendável que estes já estejam cadastrados previamente.

As três etapas do assistente de cadastro

O formulário é dividido em um assistente com três etapas. A tabela abaixo resume o que é preenchido em cada uma delas:

Passo 1 — Acessar a tela de cadastro

No menu lateral, clique em Empregados e em seguida no botão Novo Empregado. O formulário de cadastro será exibido com o assistente dividido nas três etapas: Dados Pessoais, Informações Profissionais e Horários e Grupos.

Passo 2 — Preencher os Dados Pessoais

Na primeira etapa, preencha as informações de identificação do colaborador:

1. Nome (obrigatório): nome completo do empregado, com até 70 caracteres.
2. E-mail (opcional): quando não informado, o sistema gerará credenciais de acesso padrão caso o empregado seja inscrito em turmas de treinamento.
3. Celular (opcional): número de telefone para contato e notificações.
4. Nome social (opcional): caso informado, substituirá o nome civil nos documentos gerados pelo sistema.
5. Data de Nascimento (obrigatória): no formato dd/mm/aaaa. Deve ser anterior à data atual.
6. Gênero: selecione entre as opções disponíveis (Mulher Cisgênero, Homem Cisgênero, Homem trans, Mulher trans, Não Binário/Fluida).
7. Tipo Sanguíneo (opcional): para fins de registro médico.
8. Nacionalidade (obrigatória): padrão Brasil. Para estrangeiros, será habilitado o campo de passaporte.
9. PCD: ative esta opção caso o empregado seja pessoa com deficiência. Serão exibidos campos adicionais para informar o tipo e a categoria da deficiência.

Na seção Documentos, preencha:

• CPF (obrigatório para brasileiros): deve conter 11 dígitos. O sistema valida automaticamente se o CPF já está cadastrado na mesma empresa.
• RG (opcional): número do documento de identidade.
• NIS (opcional): Número de Identificação Social, com 11 dígitos.
• CTPS (opcional): número, série e UF da Carteira de Trabalho.

Você também pode anexar uma foto de perfil (JPG, PNG ou GIF, até 2MB, resolução mínima 50x50) e a ficha do empregado em PDF (até 5MB).

Passo 3 — Preencher as Informações Profissionais

Avance para a segunda etapa e informe os dados do vínculo empregatício:

1. Função (obrigatória): se já houver funções cadastradas na empresa, selecione a partir da lista. Caso contrário, digite a função manualmente.
2. Categoria: selecione a categoria do trabalhador conforme a Tabela 01 do leiaute do eSocial (ex.: 101 - Empregado Geral).
3. Matrícula (obrigatória): deve corresponder à matrícula informada nos eventos S-2190, S-2200 ou S-2300. O sistema verifica duplicidade automaticamente.
4. Data de admissão (obrigatória): no formato dd/mm/aaaa. Deve ser igual ou posterior à data de nascimento.
5. Data de início da função (obrigatória): deve ser igual ou posterior à data de admissão.
6. Descrição das atividades (obrigatória): descreva as atividades físicas e mentais exercidas pelo trabalhador, utilizando verbos no infinitivo. Você pode clicar em Preencher com IA para gerar a descrição automaticamente com base na função informada.
7. Cargo (CBO) (opcional): pesquise e selecione o código CBO correspondente. É possível vincular mais de um CBO ao empregado.

Passo 4 — Configurar Horários e Grupos

Na terceira e última etapa:

1. Horário de trabalho: selecione um dos horários cadastrados na empresa ou clique em Digitar horário para inserir um novo (ex.: "07:30 às 17:30 com 01:12 de intervalo para almoço").
2. Regime de revezamento (opcional): informe o regime caso aplicável (ex.: 24x72 horas, 14x21 dias). Máximo de 15 caracteres.
3. Grupo de trabalho: pesquise e selecione o grupo (segmentação) ao qual o empregado pertence. Ao selecionar um grupo, os ambientes serão definidos automaticamente.
4. Ambientes: caso não utilize grupos de trabalho, adicione manualmente os ambientes onde o empregado atua.

Passo 5 — Salvar o cadastro

Após preencher todas as etapas, clique no botão Salvar no topo da página. O sistema validará todos os campos obrigatórios e exibirá mensagens de erro caso haja alguma inconsistência. Se tudo estiver correto, você será redirecionado para a lista de empregados com a mensagem "Empregado cadastrado com sucesso."

Dicas importantes para um cadastro sem erros

• CPF duplicado: se o CPF informado já estiver cadastrado na mesma empresa, o sistema alertará sobre a duplicidade. Caso se trate de uma readmissão ou matrícula diferente, você poderá confirmar o cadastro mesmo assim.
• Integração com eSocial: após o cadastro, os dados do empregado poderão ser utilizados para gerar eventos S-2220 (Monitoramento de Saúde) e S-2240 (Condições Ambientais). Certifique-se de que matrícula, CPF e categoria estejam corretos.
• Descrição das atividades: este campo é essencial para a geração de documentos como PGR e PPP. Utilize o recurso de preenchimento com IA para agilizar, mas sempre revise o conteúdo gerado.
• Importação em lote: caso precise cadastrar muitos empregados de uma só vez, utilize a funcionalidade de Importar Empregados via planilha, disponível na tela de listagem de empregados.
• Campos opcionais do eSocial: embora NIS e CTPS não sejam obrigatórios no formulário, eles podem ser exigidos em determinados eventos do eSocial. Recomendamos preenchê-los sempre que possível.
• Foto de perfil: a foto é opcional, mas facilita a identificação visual do colaborador em listagens e relatórios.

Perguntas frequentes

O CPF é sempre obrigatório? Sim, para colaboradores de nacionalidade brasileira. Para estrangeiros, o sistema habilita o campo de passaporte.

Posso cadastrar dois empregados com o mesmo CPF na mesma empresa? O sistema alerta sobre a duplicidade. Em casos de readmissão ou matrícula diferente, é possível confirmar o cadastro mesmo assim.

Preciso preencher tudo manualmente? Não. A descrição das atividades pode ser gerada com o recurso Preencher com IA, e há importação em lote via planilha para grandes volumes.

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