Como cadastrar um novo empregado

Introducao

O cadastro de empregados e uma das etapas fundamentais para utilizar o eSocial Brasil. Ao registrar seus colaboradores na plataforma, voce garante que todas as informacoes de saude e seguranca do trabalho (SST) estejam organizadas, permitindo a geracao automatica de documentos como ASO, PPP, PGR e o envio correto dos eventos ao eSocial.

Este guia apresenta o passo a passo completo para cadastrar um novo empregado, abrangendo desde os dados pessoais ate a vinculacao a grupos de trabalho e ambientes.

Pre-requisitos

• Estar logado no sistema com perfil de empresa ou consultoria.
• Ter uma empresa selecionada no contexto do sistema (a empresa onde o empregado sera cadastrado).
• Possuir os documentos do colaborador em maos: CPF (obrigatorio para brasileiros), RG, NIS e CTPS.
• Conhecer a funcao, a data de admissao e a descricao das atividades que o empregado exercera.
• Caso a empresa utilize grupos de trabalho (segmentacoes) e ambientes, e recomendavel que estes ja estejam cadastrados previamente.

Passo a passo

1. Acessar a tela de cadastro

No menu lateral, clique em Empregados e em seguida no botao Novo Empregado. O formulario de cadastro sera exibido com um assistente dividido em tres etapas: Dados Pessoais, Informacoes Profissionais e Horarios e Grupos.

2. Preencher os Dados Pessoais (Etapa 1)

Na primeira etapa, preencha as informacoes de identificacao do colaborador:

1. Nome (obrigatorio): nome completo do empregado, com ate 70 caracteres.
2. E-mail (opcional): quando nao informado, o sistema gerara credenciais de acesso padrao caso o empregado seja inscrito em turmas de treinamento.
3. Celular (opcional): numero de telefone para contato e notificacoes.
4. Nome social (opcional): caso informado, substituira o nome civil nos documentos gerados pelo sistema.
5. Data de Nascimento (obrigatoria): no formato dd/mm/aaaa. Deve ser anterior a data atual.
6. Genero: selecione entre as opcoes disponiveis (Mulher Cisgenero, Homem Cisgenero, Homem trans, Mulher trans, Nao Binario/Fluida).
7. Tipo Sanguineo (opcional): para fins de registro medico.
8. Nacionalidade (obrigatoria): padrao Brasil. Para estrangeiros, sera habilitado o campo de passaporte.
9. PCD: ative esta opcao caso o empregado seja pessoa com deficiencia. Serao exibidos campos adicionais para informar o tipo e a categoria da deficiencia.

Na secao Documentos, preencha:

• CPF (obrigatorio para brasileiros): deve conter 11 digitos. O sistema valida automaticamente se o CPF ja esta cadastrado na mesma empresa.
• RG (opcional): numero do documento de identidade.
• NIS (opcional): Numero de Identificacao Social, com 11 digitos.
• CTPS (opcional): numero, serie e UF da Carteira de Trabalho.

Voce tambem pode anexar uma foto de perfil (JPG, PNG ou GIF, ate 2MB, resolucao minima 50x50) e a ficha do empregado em PDF (ate 5MB).

3. Preencher as Informacoes Profissionais (Etapa 2)

Avance para a segunda etapa e informe os dados do vinculo empregaticio:

1. Funcao (obrigatoria): se ja houver funcoes cadastradas na empresa, selecione a partir da lista. Caso contrario, digite a funcao manualmente.
2. Categoria: selecione a categoria do trabalhador conforme a Tabela 01 do leiaute do eSocial (ex.: 101 - Empregado Geral).
3. Matricula (obrigatoria): deve corresponder a matricula informada nos eventos S-2190, S-2200 ou S-2300. O sistema verifica duplicidade automaticamente.
4. Data de admissao (obrigatoria): no formato dd/mm/aaaa. Deve ser igual ou posterior a data de nascimento.
5. Data de inicio da funcao (obrigatoria): deve ser igual ou posterior a data de admissao.
6. Descricao das atividades (obrigatoria): descreva as atividades fisicas e mentais exercidas pelo trabalhador, utilizando verbos no infinitivo. Voce pode clicar em Preencher com IA para gerar a descricao automaticamente com base na funcao informada.
7. Cargo (CBO) (opcional): pesquise e selecione o codigo CBO correspondente. E possivel vincular mais de um CBO ao empregado.

4. Configurar Horarios e Grupos (Etapa 3)

Na terceira e ultima etapa:

1. Horario de trabalho: selecione um dos horarios cadastrados na empresa ou clique em Digitar horario para inserir um novo (ex.: "07:30 as 17:30 com 01:12 de intervalo para almoco").
2. Regime de revezamento (opcional): informe o regime caso aplicavel (ex.: 24x72 horas, 14x21 dias). Maximo de 15 caracteres.
3. Grupo de trabalho: pesquise e selecione o grupo (segmentacao) ao qual o empregado pertence. Ao selecionar um grupo, os ambientes serao definidos automaticamente.
4. Ambientes: caso nao utilize grupos de trabalho, adicione manualmente os ambientes onde o empregado atua.

5. Salvar o cadastro

Apos preencher todas as etapas, clique no botao Salvar no topo da pagina. O sistema validara todos os campos obrigatorios e exibira mensagens de erro caso haja alguma inconsistencia. Se tudo estiver correto, voce sera redirecionado para a lista de empregados com a mensagem "Empregado cadastrado com sucesso."

Dicas importantes

• CPF duplicado: se o CPF informado ja estiver cadastrado na mesma empresa, o sistema alertara sobre a duplicidade. Caso se trate de uma readmissao ou matricula diferente, voce podera confirmar o cadastro mesmo assim.
• Integracao com eSocial: apos o cadastro, os dados do empregado poderao ser utilizados para gerar eventos S-2220 (Monitoramento de Saude) e S-2240 (Condicoes Ambientais). Certifique-se de que matricula, CPF e categoria estejam corretos.
• Descricao das atividades: este campo e essencial para a geracao de documentos como PGR e PPP. Utilize o recurso de preenchimento com IA para agilizar, mas sempre revise o conteudo gerado.
• Importacao em lote: caso precise cadastrar muitos empregados de uma so vez, utilize a funcionalidade de Importar Empregados via planilha, disponivel na tela de listagem de empregados.
• Campos opcionais do eSocial: embora NIS e CTPS nao sejam obrigatorios no formulario, eles podem ser exigidos em determinados eventos do eSocial. Recomendamos preenche-los sempre que possivel.
• Foto de perfil: a foto e opcional, mas facilita a identificacao visual do colaborador em listagens e relatorios.