Assinatura eletrônica de documentos de SST: validade jurídica e como funciona

Ficha de entrega de EPI, ASO, certificado de treinamento, lista de presença, ordem de serviço: a rotina de SST gera muito papel que precisa de assinatura. Imprimir, colher a assinatura à caneta, escanear e arquivar toma tempo e deixa o documento sem prova de quem assinou e quando. A assinatura eletrônica de documentos de SST resolve isso: o colaborador assina pelo celular, e cada assinatura fica registrada com data, hora e evidências.

A assinatura eletrônica tem validade jurídica?

Sim. A Lei 14.063/2020 reconhece três tipos de assinatura eletrônica:

A MP 2.200-2/2001 também admite outros meios de comprovar a autoria de um documento eletrônico, desde que aceitos pelas partes. O que dá força à assinatura é a trilha de evidências: quem assinou, quando, de onde e como confirmou a identidade.

Quando uma norma ou órgão exigir assinatura com certificado digital ICP-Brasil, use o certificado digital. Para o dia a dia da SST, a assinatura eletrônica com evidências atende a maior parte dos documentos.

Documentos de SST que podem ser assinados eletronicamente

• Ficha de entrega de EPI: comprova a entrega com data, hora e identificação de quem recebeu.
• ASO: assinado pelo médico e pelo colaborador, sem papel.
• Certificados e listas de presença de treinamento: assinados por instrutor e participantes.
• PGR, PCMSO e LTCAT: aprovação dos responsáveis, com registro de cada assinatura.
• Checklists, inspeções e termos de ciência: assinados no próprio local, pelo celular.

Como funciona com o eSocial Sign

O eSocial Sign é a plataforma de assinatura eletrônica da eSocial Brasil. O processo tem três passos:

1. Envie: suba o PDF, adicione os signatários e escolha o canal (e-mail, SMS ou WhatsApp).
2. Assine: cada signatário recebe um link próprio e assina pelo celular ou computador, sem instalar aplicativo.
3. Comprove: o documento final sai com hash SHA-256, data e hora, QR code de validação e a trilha de evidências.

Você escolhe o nível de evidência de cada documento: aceite simples, código de confirmação por SMS ou e-mail, ou selfie com foto do documento. Qualquer pessoa confere a autenticidade do documento assinado na página de validação, sem precisar de conta.

Integrado ao sistema eSocial Brasil

Quem usa o sistema de gestão eSocial Brasil envia os documentos para assinatura direto do sistema, sem baixar e reenviar o PDF, e acompanha quem já assinou no próprio sistema. Veja também como reenviar um documento para assinatura e como validar uma assinatura.

Vantagens para a gestão de SST

• Fim da impressão, do escaneamento e do arquivo físico.
• Prova de quem assinou e quando, útil em fiscalizações e processos trabalhistas.
• Assinatura de colaboradores em campo, pelo celular.
• Documentos assinados organizados e fáceis de encontrar.

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